Waar hebben we het over?
Covid-19 en het gedwongen thuiswerken heeft nogal wat organisaties met de neus op de feiten gedrukt. Er zijn maar weinig bedrijven die er echt klaar voor waren en waar het thuiswerken niet heeft geresulteerd in een substantieel productiviteits- of kwaliteitsverlies. Hoe komt dat en wat kunnen we er aan doen? In het vorig artikel over samenwerken noemden we al dat online samenwerken vraagt om een andere manier van werk organiseren en beheren. We maakten de kanttekening dat echt online samenwerken eigenlijk pas relatief kort geleden, zo een tien jaar, mogelijk is geworden.
Automatisering
De meeste organisaties maken in meer of mindere mate gebruik van zogenaamde ERP software. ERP staat voor Enterprise resource planning. Het is meestal opgebouwd uit meerdere deelprogramma’s die specifieke taken ondersteunen. Denk daarbij aan zaken zoals voorraadbeheer, financiële administratie, orderverwerking, productieplanning, klantenbeheer etc. ERP-systemen zijn meestal goed geïntegreerd door het gehele bedrijf heen waardoor eenmalige opslag en gedeeld gebruik van gegevens mogelijk is. Nadeel is wel dat implementatie ingrijpend en duur is, dat de systemen specifiek en star zijn en dat de regelmatig noodzakelijke aanpassingskosten hoog zijn. Voor bedrijven die projectmatig werken wordt over het algemeen gebruik gemaakt van een combinatie van een methodiek (traditioneel project management, waterval, scrum etc.) en daarvoor geschikte specifieke software.
De traditionele manier waarop werk wordt bijgehouden is op basis van pen en papier, flip overs, whiteboards en spreadsheets in combinatie met verschillende vormen van communicatie. Vergaderingen, kort mondeling overleg, email, instant messaging zijn de bekende wijze van communiceren. De voortgang van het werk wordt vastgelegd in periodieke of ad hoc rapportage. We maken gebruik van apptools zoals Word, Excel en Powerpoint voor het verwerken en opslag van informatie. Dat laatste doen we dan bij voorkeur in de cloud.
Oude wijn en oude zakken
Met de crisis en het thuiswerken wordt de term “het nieuwe werken” opnieuw leven ingeblazen. Bij mij lopen dan de koude rillingen over mijn rug als ik lees of hoor wat men daar anno 2021 onder verstaat. Niks veranderd, minstens 15 jaar terug in de tijd en het is dan ook geen wonder dat er het nodige verkeerd gaat. Eigenlijk doen we exact hetzelfde als wanneer we op kantoor werken. We communiceren wel minder efficiënt met Zoom, Whatsapp of anderszins en we sturen elkaar ook zeker meer bestanden per email of Slack. Het liefst doen we alles door elkaar heen. Met “het nieuwe werken” 15 jaar geleden zaten we niet thuis maar in het park of in een hutje op de hei, we hadden geen Slack of Whatsapp maar Skype, en we konden inloggen in het bedrijfsnetwerk in plaats van dat we alle info in de cloud moesten ophalen of opslaan. Er is dus blijkbaar niks veranderd. Wel zijn er meer mensen thuis aan het werken. Het kernprobleem is dat het organiseren van het werk niet of niet goed gebeurt en dat – let op – er geen “Single source of truth” is. Met ander woorden zaken worden niet vastgelegd in één systeem wat voor iedereen te raadplegen en transparant is. Wat dit aan duidelijkheid voor wie, wat, wanneer doet, laat niets te raden over. Het wordt al snel een zooitje. Misverstanden worden excuses. Het werk gaat naar de ..
Maar er is nog meer
Het is niet alleen dat het online samenwerken het noodzakelijk maakt om anders naar het organiseren en beheren van ons werk te kijken. De aard van ons werk en het ondernemen veranderen ook continue. Er zijn een aantal belangrijke trends.
- Het werk wordt steeds meer cross-functioneel.
Samenwerking tussen meer mensen met verschillende competenties in verschillende disciplines en vaak ook vanuit verschillende organisaties is wenselijk zo niet noodzakelijk.
- De snelheid waarmee zaken continue veranderen vereist wendbaarheid, flexibiliteit en snelle innovatie.
De levensduur van producten en diensten wordt steeds korter, time to market van het nieuwe of verbeterde aanbod moet steeds sneller.
- Toenemende concurrentie vereist effectiviteit, efficiëntie en het leveren van kwaliteit.
Verspilling van tijd en geld, net zoals concessies op kwaliteit, zijn uit den boze.
Hoe efficiënt werk jij?
Vaak hoor ik bij een uit de hand gelopen lunch of in de coffee corner dat iedereen altijd zo hard en efficiënt werkt. Uitzondering is Philippe Geubels. Nu geloof ik wel dat iedereen zijn best doet maar weet dat dat efficiënte werken, een enkele uitzondering daargelaten, niet zo is. En nee, ik pleit ook niet voor tijdbesparing bij het koffiezetapparaat en neem altijd graag de tijd voor een goede lunch. “Wat dan wel?” hoor ik je denken. “Waar ga je naar toe?”
Een recent onderzoek van Asana in samenwerking met Dr. Sahar Yousef van Berkeley onder 13.000 kenniswerkers wereldwijd geeft nogal wat verrassende inzichten. Gebleken is dat ongeveer 60% van de werktijd op kantoor besteed wordt aan “het werk om te kunnen werken”. Het professionele werk waar mensen voor ingehuurd worden, de kerntaken, beslaat slechts uit 25-30 % van de tijd op kantoor en de overige 10 – 15 % zijn gerelateerd aan strategisch zaken of de overpeinzingen daarover. Tijd die verloren gaat aan zaken die met thuis of andere activiteiten buiten het werk te maken heeft, is buiten beschouwing gelaten. De huidige crisis en het thuiswerken hebben duidelijk zeker geen bijdrage geleverd aan een verbetering van de productiviteit. Het heeft wel bewezen dat we er nauwelijks op ingesteld zijn. Daarnaast gaat het niet alleen om thuiswerken, ook op kantoor of het werken vanuit andere locaties heeft te kampen met onnodig productiviteitsverlies.
Stof om over na te denken.
Als we “het werk om te kunnen werken” met 50 % kunnen reduceren, dan zal de productiviteit verdubbeld kunnen worden. En de concurrentie verbrijzeld …..
Samenvattend hebben we één systeem nodig voor het beheer van ons werk. Een systeem waarin we ons werk anders organiseren en wat voor iedere geautoriseerde medewerker te raadplegen is. Wat eenvoudig is in het gebruik en altijd volledig overzicht biedt van wie, wat, wanneer moet doen.
Tot zover voor deze week, volgende week gaan we dieper in op “het werk om te kunnen werken” en hoe we daar mee om kunnen gaan. We kijken verder naar werkbeheer, werk management of workmanagement. ( Het juiste Nederlandse woordgebruik is hier ook een uitdaging, dus als je een idee hebt 😊 )
Tot gauw, PJ 21 augustus 2021