Zo een tien jaar geleden
Ik weet het nog goed. Bekaf was ik ‘s avonds. Een werkdag van meer dan 12 uur en nauwelijks enige pauze gehad. Moe maar voldaan. Het gevoel dat je bergen verzet hebt stemt dan ook tot een grote tevredenheid. De dag afsluiten met goede zin, een warme douche en lekker op tijd naar bed met het voornemen om morgen opnieuw stevig aan de slag te gaan. Het duurde niet lang om in slaap te vallen….
Hoe anders was het de volgende ochtend. Starend naar mijn beeldscherm met een dampende kop koffie vroeg ik me af wat ik in godsnaam de vorige dag gedaan had. Mijn “To Do” lijst gaf nog steeds eenzelfde overzicht van wat er moet gebeuren en was notabene langer geworden met nieuwe taken. Bij mijn tweede kop koffie was ik mijn werkoverzicht aan het herorganiseren, mijn prioriteiten aan het aanpassen en, tot zover mogelijk, taken verder aan het opvolgen. De derde kop stemde me tot nadenken.
Je zou kunnen concluderen, uit angst om de volgende dag met hetzelfde verschijnsel geconfronteerd te worden, dat het maar beter is om een vrije dag te nemen. Iets zei me dat dat ook geen oplossing zou zijn. Ik begon na te denken over productiviteit, over efficiëntie en over effectiviteit. De angst bekroop me dat er iets structureel misgaat en dat ik bij het uitvoeren van mijn werk regelmatig behoorlijk wat tijd verlies.
Hoe kan het toch zijn dat je het gevoel hebt veel werk te hebben gedaan en uiteindelijk geen meter bent opgeschoten? Die vraag stelde ik me voor het eerst ruim 10 jaar geleden. Het antwoord toen kwam neer op “inefficiënte communicatie” en “onduidelijke opslag van informatie”.
2021
Er wordt vandaag nog steeds heel erg veel tijd besteed aan intern en extern overleg en aan het beantwoorden van emails. Tijd om werk te coördineren. Tijd om collega’s, leveranciers en klanten te vragen wanneer ze de toegezegde informatie of andere “deliverables” ook daadwerkelijk gaan leveren. Deze werkzaamheden zijn met de crisis en het thuiswerken er zeker niet veel efficiënter op geworden! Zoom, Teams, WA en Skype worden naast het gewoon “telefoneren” ingezet als online coffeecorner of vergaderzaal. Lichtpuntje is wel dat er duidelijk minder tijdverlies is als gevolg van reizen en verplaatsingen.
Naast het bovenstaande wordt er behoorlijk veel tijd verspild in het zoeken naar informatie. Niet alleen al surfend op het Internet op zoek naar nieuwe kennis. Nee, ook naar eigen informatie op je laptop, op het bedrijfsnetwerk, in de cloud of gelinkt in een browser onder de favorieten. Het staat overal en als je het nodig hebt vooral nergens. Herkenbaar?
Er zijn nogal wat oorzaken te bedenken waarom je te weinig effectief of efficiënt bent in het uitvoeren van je werk. Een recent onderzoek van Asana in samenwerking met Dr. Sahar Yousef van Berkeley onder 13.000 kenniswerkers wereldwijd geeft wat dat betreft nogal wat inzichten.
Gebleken is dat ongeveer 60% van de werktijd op kantoor verloren gaat aan “het werk om te kunnen werken”. Het professionele werk waar mensen voor ingehuurd worden beslaat uit slechts 25-30 % van de tijd en de overige 10 – 15 % zijn gerelateerd aan strategisch zaken of de overpeinzingen daarover. De huidige crisis en het thuiswerken hebben zeker niet bijgedragen tot een verbetering van productiviteit. Het heeft bewezen dat we er nauwelijks op ingesteld zijn.
VERDUBBELING VAN PRODUCTIVITEIT?
Een voor de hand liggende conclusie uit het onderzoek is dat als je de hoeveelheid “werk om te kunnen werken” met de helft zou kunnen reduceren de productiviteit simpelweg zal verdubbelen. Stof om serieus over na te denken! Een tijdbesparing van slechts 20% brengt een 50% verhoging van productiviteit.
Zonder te pretenderen compleet te zijn hierbij de belangrijkste oorzaken waardoor er nogal wat tijd verloren kan gaan aan het “werk om te kunnen werken”:
- Onduidelijkheid over de gevolgde werkprocedures of afspraken: Wanneer moet er wat, door wie en op welke manier opgeleverd worden.
- Onnodig overleg met management en medewerkers.
- Het zoeken naar informatie, onduidelijkheid over wat waar opgeslagen is.
- Dubbel werk. Zoeken naar informatie wat een ander al eerder gedaan heeft.
- Dubbel werk. Of nog erger: Werk uitvoeren wat een ander al eerder gedaan heeft.
- Continue switchen tussen verschillende applicaties.
- Continue veranderende prioriteiten.
- Onduidelijkheid over opvolgingen.
Nadenkend over bovengenoemde aspecten zal het duidelijk zijn dat er nogal wat kansen zijn om meer effectief of efficiënt te werken. Met het invoeren van een Conciglio werkmethodiek kan werk eenvoudig worden georganiseerd en beheerst. Er wordt dan al heel snel veel winst worden geboekt.
Tot gauw, PJ 28 augustus 2021
Kijk ook eens op BISNIS met meer informatie over Werk Management